Les chefs d’entreprise doivent conserver un certain nombre de documents afin de pouvoir produire des preuves en cas de litige ou de contrôle. Chaque papier présente ses spécificités, et certains doivent être gardés plus longtemps que d’autres. Lisez cet article pour en apprendre davantage.
Les informations à conserver
Il est indispensable pour toute entreprise d’opter pour une solution d’archivage telle que celles proposées par archivedeco.fr. Car une efficace conservation de documents n’est pas l’affaire d’une poignée de papiers. Voici une liste non exhaustive de ce que vous devez conserver :
· Comptable : il peut s’agir des registres de comptabilité, des bons de commande, des factures, des bénéfices réalisés, des éléments relatifs à l’impôt sur les sociétés, au foncier et aux taxes.
· Social : tout ce qui concerne l’existence de l’entreprise. Cela passe par les statuts, les procès-verbaux d’assemblée générale, les feuilles de présence, les comptes annuels, le registre de mouvement des titres, ou encore les actes en rapport avec la vie de la société.
· Personnel : les fiches de paie, registres du personnel, contrats de travail, informations relatives aux inspections, la comptabilisation des jours et des horaires doivent être conservés.
· Commercial : vous devez archiver tous les contrats commerciaux, qu’ils soient conclus ou non sur internet. Il en va de même concernant les papiers relatifs aux établissements bancaires, à la police d’assurance, au transport de marchandise, à la douane, aux brevets déposés. Les dossiers d’avocat sont également concernés.
Conservation de documents : la durée à respecter
Bien entendu, la conservation des documents est soumise à une durée légale. Mais ce laps de temps peut varier selon la nature des papiers concernés. Par exemple, la comptabilisation des horaires des salariés doit faire l’objet d’un archivage durant seulement un an.
Une période de 3 ans à compter de la date d’imposition s’applique aux cotisations foncières, aux taxes sur le chiffre d’affaires et au compte des jours de travail. Même chose pour les contrats de travail, les taxes sur les salaires ou encore l’impôt sur les sociétés.
Contre 2 ans seulement concernant l’impôt sur les sociétés pour l’EIRL. La même durée s’applique aux bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC), ce dernier point concernant les activités libérales.
Les statuts de la société doivent quant à eux être conservés dans les 5 ans après avoir perdu sa personnalité morale, ou avoir été radiée du registre du commerce et des sociétés. La même durée s’applique aux actes de la société, les papiers liés au mouvement des titres, le registre du personnel, les contrats commerciaux, les talons de chèque ou encore les relevés bancaires.
A partir de la fin de l’exercice, la conservation des documents de comptes annuels doit se faire durant une dizaine d’années. La même durée s’applique aux livres comptables, aux bons de livraison, de commande et aux factures. Il en va de même concernant les contrats signés par internet.
La nécessité de trouver une solution d’archivage
La multiplication des équipements informatiques et des appareils mobiles s’accompagne d’une économie toujours plus mondialisée. Dans ce contexte, la création et le stockage de données s’amplifie à tel point qu’on parle désormais de Big Data. Ce phénomène, d’une ampleur croissante, impose aux entreprises de savoir organiser leurs archives ou de remettre cette mission entre les mains de sociétés spécialisées.
Externaliser la conservation de documents se présente comme une solution efficace, puisqu’elle permet de tirer le meilleur parti des archives de l’entreprise, tout en lui accordant le temps de se consacrer à d’autres activités.
Une news de Bernard Jasmin