Un ERP innovant dans l’immobilier

Spécialisée dans les deux métiers de l’immobilier que sont la gestion locative et le syndic de copropriété, la Régie Franchet & Cie assure depuis plus d’un siècle la gestion du patrimoine immobilier de nombreux propriétaires, copropriétaires et associations à Lyon. Avec comme principaux atouts la réactivité et la disponibilité, cette société de 14 personnes qui réalise un chiffre d’affaires de 1 400 000 euros, met tout en œuvre pour maintenir un niveau de service élevé.

 

Convaincu par le numérique

« L’informatique pour nous est primordiale, explique Renaud Franchet, directeur associé de cette structure familiale depuis 2003. Nous souhaitons positionner notre activité dans le service « PLUS » et nous montrer encore plus à l’écoute de nos clients. Ces derniers ont des exigences toujours plus élevées sur la transparence et l’information de ce que nous faisons pour eux tout au long de l’année. Nos métiers sont de plus en plus complexes et nécessitent de nouvelles ressources humaines et matérielles ». Renaud Franchet se dit « assez convaincu » par le numérique et les gains de productivité engendrés par les nouveaux modes de communication et de mise à disposition des informations pour apporter une réponse à ces exigences. Il reste régulièrement à l’écoute des évolutions numériques dans son métier.

 

Interaction entre les logiciels

Ainsi, la régie rencontre le groupe VISIATIV par l’intermédiaire de son assureur. Celle-ci décide alors d’adopter la solution GED NOVAXEL. «Elle a l’avantage d’être très souple dans sa mise en œuvre, précise R. Franchet. On peut parler de sur-mesure. L’important pour nous était de pouvoir l’intégrer le plus simplement auprès de nos équipes. Le second point important est que nous avons également pu rapprocher les équipes de VISIATIV et celles de notre éditeur informatique ARAMIS pour intégrer encore plus la GED NOVAXEL dans notre ERP H2I. Cette intégration est longue et complexe, mais les étapes se franchissent une à une ».

En effet, si la régie Franchet fait le choix d’utiliser le logiciel GED Novaxel, c’est parce qu’il est plus performant sur la gestion des flux sortants que les GED de l’immobilier utilisées jusqu’à présent. En revanche, les flux entrants sont gérés par l’ERP H2I de l’éditeur Aramis. D’où la création d’une interface entre les deux logiciels pour administrer l’ensemble des flux. Les deux éditeurs travaillent ensemble dans un esprit de partenariat actif.

 

Pas à pas

« Nous avons besoin de tracer nos flux d’informations entrants et sortants et de pouvoir en disposer rapidement sans perte de temps, poursuit R.Franchet. Nous devons aussi pouvoir les orienter facilement auprès de nos clients. Notre entreprise étant en pleine mutation (nombreux départs à la retraite et intégration de nouveaux collaborateurs), le passage au numérique se fait depuis plus de 10 ans et par étapes successives ». Tout d’abord, nous avons débuté par la mise en place des mails sur quelques postes, puis de façon généralisée. Ensuite, il y a 3 ans, nous avons adopté le mode Exchange pour les calendriers partagés et la centralisation des mails. Le développement du site internet et la mise en place des espaces intranet clients représentent l’aboutissement logique de ces premières mutations. L’intégration d’une vraie GED comme le logiciel NOVAXEL, constitue pour la société un outil indispensable pour être efficace dans la gestion de ses flux. Et même si l’acceptation du numérique n’a pas toujours été facile dans le passé, aujourd’hui les équipes valident ces nouveaux moyens de travail.

«L’avantage majeur du logiciel de Novaxel réside dans son architecture qui s’adapte parfaitement à notre environnement. Les bénéfices de cet outil nous procurent un gain de temps, de l’efficacité, une meilleure traçabilité et une diffusion plus rapide des informations. Nous sommes aujourd’hui dans le bon tempo pour la numérisation de nos flux entrants et sortants, ni en avance ni en retard face à la concurrence ».

 

Effets de levier

Néanmoins, forte de l’expérience d’adaptation entre le logiciel de l’immobilier H2I et la GED Novaxel, la régie va suggérer à d’autres confrères ce nouveau produit hybride et innovant pour le métier. Chacun des éditeurs des deux logiciels trouvera ainsi un effet de levier favorable à travers les clients de l’autre.

« Les améliorations que je souhaiterais pour le logiciel de Novaxel, seraient de rechercher une meilleure ergonomie et davantage d’intuitivité pour « coller » à la logique de l’utilisateur, conclut R. Franchet. Notre projet est donc de continuer cette collaboration fructueuse et de travailler sur l’interaction entre ce logiciel et notre site internet. Il nous reste encore beaucoup à faire dans ce domaine ».