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ESAT Pierre Doussinet : « La numérisation de documents favorise la capitalisation, le partage de la connaissance et l’augmentation de la productivité »

ESAT Pierre Doussinet : « La numérisation de documents favorise la capitalisation, le partage de la connaissance et l’augmentation de la productivité »

Implanté à Romagnat, l’ESAT Pierre Doussinet est un Etablissement et Services d’Aide par le Travail qui accueille une centaine de travailleurs atteints de maladies mentales sans déficience intellectuelle. Un moniteur qualifié encadre dix personnes en moyenne, sous la direction de Christophe Klein. Une activité d’indexation et de numérisation de documents vient d’être lancée depuis 2 ans, mobilisant de gros moyens.


Certains des salariés de l’ESAT Pierre Doussinet ont des qualifications élevées puisque l’on peut rencontrer parmi eux des titulaires de BAC + 3 ou BAC + 4. « Ce sont des gens qui peuvent avoir un bagage technique appuyé, souligne Christophe Klein. Nous avons démarré il y a deux ans cette activité de numérisation de documents papier. Soit nous le faisons dans nos locaux pour des fonds d’archives, soit nous nous rendons directement dans les entreprises en apportant notre propre matériel de numérisation ou tout simplement en détachant notre personnel formé à ce type de tâches. »

Passer d’un format papier à un format numérique est qualifié de G.E.D, pour Gestion Electronique de Documents. Cette opération permet, une fois la numérisation effectuée, de rechercher facilement des documents archivés. Le procédé est en vogue. Beaucoup d’entreprises privées s’y mettent volontairement et certains organismes publics en ont l’obligation. La numérisation peut être suivie de reconnaissance de documents et de caractères. Pour l’entreprise, cela facilite grandement la diffusion interne ou externe des documents, tout en permettant une capitalisation et un partage de la connaissance avec une augmentation de la productivité.

Lorsque l’on sait que 30 % du temps d’un employé est consacré à la recherche de l’information pertinente, la numérisation offre de formidables opportunités

Afin de mener à bien ces missions de numérisation, l’ESAT Pierre Doussinet travaille avec un partenaire, COTRANET, un professionnel de la gestion électronique de documents. Ce spécialiste possède des serveurs sécurisés qui permettent d’héberger les données le temps de la production. « Au final, nous fournissons au client les fichiers soit directement sur leurs serveurs, soit via un fichier CD, ou encore par le biais d’un FTP (1) au format numérique. », précise Christophe Klein. Lorsque l’on sait que 30 % du temps d’un employé est consacré à la recherche de l’information pertinente, la numérisation offre de formidables opportunités.

L’ESAT Pierre Doussinet ouvre les documents, les classe, les numérise par type de classement. Pour ce faire, l’établissement a dû investir une somme de 25 000 € dans du matériel de scan professionnel. Au niveau des ressources humaines, 20 personnes sont mobilisées au sein de l’atelier routage-numérisation. « Tous les jours, au moins deux personnes sont détachées dans des entreprises pour mener des actions de numérisation.» Les moniteurs de l’ESAT Pierre Doussinet ont reçu une formation à la numérisation de la part de leur prestataire afin de pouvoir eux-mêmes former les salariés à ces tâches spécifiques.

Nombreuses sont les raisons de faire appel à la numérisation :

  • Conservation légale des documents
  • Mise à disposition « à la demande » des documents
  • Réactivité envers les clients et les fournisseurs
  • Rationalisation de l’information
  • Sécurisation et conservation du patrimoine immatériel
  • Diminution des coûts de gestion

Le travail est très varié puisque l’ESAT peut travailler aussi bien pour des grands groupes comme Limagrain ou ERDF que pour des particuliers. Au niveau de l’organisation, l’établissement est en train de mettre en place une pièce sécurisée pour traiter au mieux et sur place les documents. Cependant, l’ESAT Pierre Doussinet insiste sur sa capacité à se rendre directement chez les clients avec tout le matériel nécessaire à la numérisation. Très peu d’entreprises sont actuellement en mesure d’offrir les mêmes services que ceux proposés par l’ESAT qui se déplace sur tout le Puy-de-Dôme pour mener à bien sa mission.

(1) File Transfer Protocol (protocole de transfert de fichiers)

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Publi-rédactionnel

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