Deux textes récents (Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 et décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014) ont fait évoluer les règles relatives à l’encadrement des stages et au statut des stagiaires. Le point sur les formalités à respecter pour intégrer un stagiaire dans l’entreprise. Geoffroy Delion, Fondateur de Ressources et Assurances, Conseil RH, médiation et recrutement explique ces changements.
Démarches administratives
Au préalable, l’entreprise et l’étudiant futur stagiaire doivent établir et signer obligatoirement une convention de stage.
Aucune convention de stage ne peut ainsi être conclue pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise d’accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou pour remplacer un salarié ou un agent en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail.
Le stagiaire n’a pas le statut de salarié, l’employeur n‘a donc pas de déclaration préalable à l’embauche à effectuer auprès de l’Urssaf.
Nouveau :
- Congés et absences : pour les stages dont la durée est supérieure à deux mois, la convention doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage.
- Inscription au registre du personnel : chaque stagiaire doit être inscrit dans le registre du personnel par ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre. Il convient d’écrire pour chacun ses noms et prénoms, les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ; les noms et prénoms du tuteur, ainsi que le lieu de présence du stagiaire.
- Attestation de stage : en fin de stage, l’organisme d’accueil doit obligatoirement remettre au stagiaire une attestation de stage, mentionnant la durée effective totale du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée.
Limitation des abus
La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise d’accueil ne peut excéder six mois par année d’enseignement.
L’accueil successif de stagiaires dans un même poste, au titre de conventions de stage différentes, n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.
Afin de lutter contre le recours abusif de stages dans l’entreprise, un nombre plafond de stagiaires va prochainement être fixé par décret en Conseil d’État (autour de 10% du personnel de l’entreprise). Une exception sera admise pour les TPE et PME ayant moins de 30 salariés qui pourront avoir jusqu’à trois stagiaires simultanément.
Gratification et avantages
Pour les stages de plus de 2 mois, l’entreprise se doit de verser une gratification (et non un salaire) dès le premier mois de stage.
Depuis le 1er janvier 2015, le montant minimum de la gratification est fixé à 13,75% % du plafond horaire de la sécurité sociale (contre 12,5% précédemment), soit 508,20 € (pour une base de 35h hebdomadaires).
À compter du 1er septembre 2015, ce plancher passera à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 554,40 €).
A noter : pour les conventions de stages signées avant le 30/11/2014, la gratification minimale au 1er janvier 2015 reste fixée à 12,5%, soit 455,01 €
Aucune charge sociale n’est due lorsque la rémunération ne dépasse pas la gratification minimale.
Lorsque la rémunération dépasse ce seuil, les charges sont calculées uniquement sur la fraction excédentaire.
Nouveau : dans les mêmes conditions que les salariés, les stagiaires accèdent en plus de leur gratification aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, au restaurant d’entreprise (ou aux titres-restaurant), et à la prise en charge des frais de transport.
Les principales informations du fil d’actualité
– 02/02/2015 : Assouplissement des conditions pour bénéficier des indemnités de sécurité sociale30/01/2014 : Durée minimale des contrats à temps partiels : une ordonnance pour sécuriser employeurs et salariés dans le cadres des demandes d’augmentation du temps de travail, des contrats courts, des contrats de remplacement
– 20/01/2015 : Entrée en vigueur de la nouvelle contribution « organisations syndicales »au 1er janvier 2015
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Une News de Marie Cartigny