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Archivage numérique ou archivage physique : que choisir ?

Archivage numérique ou archivage physique : que choisir ?



La conservation des différentes informations qui ont trait à la vie d’une entreprise fait partie des éléments qui contribuent à son succès. Elle est d’autant plus importante en ce qui concerne les documents d’entreprise, l’archivage de ces derniers étant une obligation légale à laquelle il n’est pas conseillé de déroger.

La loi impose en effet aux sociétés de garder certains documents pendant une durée bien précise, ceux-ci pouvant alors servir de preuve devant une administration ou auprès d’une instance judiciaire. Pour en savoir plus sur les pièces concernées par cette obligation rendez-vous sur cette page.

S’il y a quelques années le stockage des documents d’entreprise ne posait pas de difficultés quant à la solution à choisir, les choses sont de nos jours différentes. Entre archivage physique et archivage numérique, de nombreuses structures s’interrogent sur quelle solution est la meilleure. Un choix délicat qui est variable d’une société à une autre.

L’archivage physique, la solution traditionnelle

L’archivage physique est ce qu’on peut qualifier de solution traditionnelle. C’est la technique à laquelle les entreprises ont eu recours pendant longtemps, les documents physiques étant alors les seuls à faire foi avant le 13 mars 2000.

L’archivage physique consiste à faire le tri des pièces qui doivent être stockées, à les classer et à les ranger de manière à ce qu’il soit possible de les retrouver aisément au besoin. Les documents ainsi classés peuvent alors être conservés au sein de la société ou au sein d’un site de conservation extérieur.

Cette solution est généralement conseillée aux petites entreprises. Ayant peu de documents papier dont il faut assurer la bonne gestion, la mise en place d’un processus d’archivage physique et l’accessibilité des feuilles est plus simple.

L’archivage numérique, la solution moderne

Les documents numériques ayant désormais la même valeur que les documents papiers, l’archivage numérique est venu concurrencer l’archivage physique. Cette technique est davantage pratique pour les moyennes et grandes entreprises qui ont un flux de documents plus important.

Il s’agit en effet d’un stockage à long terme des documents numériques sur un support sécurisé. 

Si cette technique a de nombreux avantages dont le gain de temps, elle nécessite cependant l’élaboration d’une bonne stratégie en amont et une expertise qui tient compte entre autres de l’ensemble des normes à respecter. C’est la raison pour laquelle il est conseillé de faire appel à un spécialiste en la matière comme c’est le cas chez ce prestataire.

L’archivage mixte, une solution à envisager

Plutôt que de choisir entre archivage numérique et archivage physique, il peut être plus bénéfique pour votre entreprise d’opter pour une solution d’archivage mixte qui soit en mesure de gérer d’une part le flux des documents physiques et d’autres par le flux des documents numériques.

On assiste en effet à ce phénomène dans de nombreuses entreprises, où la production documentaire est à la fois physique et dématérialisée. C’est l’exemple des sociétés d’assurance. La gestion des archives doit alors pouvoir tenir compte de cette donne pour pouvoir être optimale.

Archivage numérique ou archivage physique? Le choix est délicat et dans certains cas la bonne solution est de combiner les deux techniques. Un audit réalisé par un professionnel reste le moyen indiqué d’être certain d’opter pour la technique qui correspondra à vos besoins et à votre secteur d’activité.



Une news de Solaine Aupry


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